Masters Summitへの参加は、MasterControl Documentsについての貴重な情報源となります。

 

MasterControlの年次ユーザーカンファレンスであるMasters Summitで変わらぬ人気を誇るセッションの1つとして、ドキュメントベストプラクティスに関するプレゼンテーションが挙げられます。

2018 Masters Summitでは、テクニカルアカウントマネージャー（TAM)のSpencer Parker及びソリューションコンサルタントのRuben Gottardiによる、「より簡単で生産的な文書管理」に関する専門知識と識見の共有の場に、多くの参加者が集いました。

 

インフォカードタイプ／サブタイプストラクチャを使用するドキュメント階層の構築

インフォカードタイプは、MasterControl Documentsにおける設定のコアとなるものです。特定カテゴリーにフィットする複数のインドカードをまとめるテンプレートとしての機能を果たすので、インフォカードを簡単にロジカルなグループに分類することが可能です。

インフォカードサブタイプから、ドキュメントが現在割り当てられているインフォカードタイプのサブカテゴリを特定することができます。サブタイプには親インフォカードタイプのすべての特性が読み込まれています。通常は、特定ドキュメントのニーズに応じてインフォカードタイプのアスペクト（性質）を変更する際に、サブタイプを使用します。

インフォカードタイプとサブタイプの設定は、ドキュメントの階層をどう上手く組み立てられるかに影響を及ぼします。例えば、標準作業手順書（SOP）一式について、１つのドキュメントに対し１つのインフォカードが存在しているとします。各インフォカードが共有しているすべてのメタデータと特性を用いて「手順書」と呼ばれるインフォカードタイプを作成することができます。ある指示書に対し、新しくインフォカードを設定したい場合には、「手順書」インフォカードタイプから作成します。そうすることで、すべてのメタデータ及び特性がすべて引き継がれます。

 

ベストプラクティスTIP－サブタイプの固有設定は変更可能ですので、親インフォカードタイプを一から設定する必要はありません。例えば、品質関連のSOPは製造関連SOPとは異なる設定を有する場合があるので、インフォカードタイプで品質及び製造向けのサブタイプを設定することができます。

 

カスタムフィールドの使用とエラー低減対策

メタデータの標準セットに含まれていない情報を追加する場合には、カスタムフィールドを使用することができます。カスタムフィールドは、すべてのインフォカードタイプで利用でき、アドバンスパケットを使用して変更を定義することもできます。設定できるカスタムフィールドの数には制限はありません。必要であれば製造ライン、特定プロジェクト、言語または参照文書に対し、カスタムフィールドを作成することができます。

カスタムフィールドは、グローバルですべての組織的事業部門が利用できます。組織全体で使用するカスタムフィールドを設定する場合には、サイト間で値を統一することをお勧めします。

 

ベストプラクティスTIP－カスタムデータリストは最もお勧めするカスタムフィールドタイプです。カスタムデータリストを設定することで、不正なデータ、スペルミスや誤植を防止することができます。ユーザーが「マスターバッチレコード」と入力する場合や「MBR」と入力する場合等、検索に異なる用語を用いることで引き起こされる遅延と混乱も防ぐことができます。

 

仮想フォルダと役割によるファイルリストの管理

仮想フォルダを用いると、ドキュメント組織を簡素化することができます。仮想フォルダはすべてのリストページのツールバーから表示することが可能で、それは保存された検索結果であるリストページにあるインフォカードを含みます。仮想フォルダは自動的にファイルリストに読み込まれるので、仮想フォルダを使用することでお客様ご自身でしていただく設定の手間が軽減されるメリットがあります。

システムでは、ユーザーがどのドキュメントにアクセス可能か、またどのようなアクションが可能かを役割で判断します。いかが、役割の種類となります。

 

権限ベース（フルライセンス）

　ーサブシステム管理者

　ードキュメント管理者

　ー作成者／改定者

　ー閲覧者／全社

権限ベース（ビューオンリーライセンス）

　ービューオンリー

非権限ベース

　ードキュメント承認者

　ーリーダー

　ーレビュー委員

　ー部門長

 

ベストプラクティスTIP－役割を設定する際に、権限ベースの役割と非権限ベースの役割をきちんと分けておきましょう。これによってその後の管理が容易になります。基本的な権限の変更が必要な場合にも、すべての役割の編集を行う必要はなく、一部の役割を編集するだけで対応することができます。

 

カテゴリーによるドキュメント管理、検索、抽出の最適化

カテゴリーファイルリストは、カスタムフィールドとインフォカードメタデータをベースにした動的フォルダ構造を提供することで、標準ファイルリストの機能が拡大されたものです。検索クエリの保存（Saved Search）とは対照的に、カテゴリーがフィルターとして作用するため検索が容易になります。

複数選択が可能なカスタムフィールド及びデータ構造では、まずシステムフィールドをベースにカテゴリーを作成し、次に利用可能なカスタムフィールドをベースに構築していきます。その後、カテゴリーに含める値を選択することができます。「カテゴリーで階層の第一及び第二レベルの値を設定する際には、エンドユーザーにとってのメリットを考慮してみてください。」と、Spencerは述べています。

 

ベストプラクティスTIPーカテゴリーでは日付、テキストまたはリッチテキストフィールドの使用は避けてください。この種のデータは非常に多くの変数を作成可能であることから、矛盾したデータ（省略形やスペルミスなど）が生じる可能性があり、変数が認識されない場合には、検索でドキュメントが漏れてしまう可能性があります。

 

テンプレートによるドキュメントインフォカードの効率化

テンプレートを使用することで、ユーザーによる推量的な作業がなくなり、ドキュメントインフォカードの作成が標準化されます。インフォカードのテンプレートを作成して、ドキュメントインフォカードタイプにテンプレートオプションを割り当てると、選択されたフィールド（メインファイル、改訂、保管庫、ライフサイクル）にはテンプレートに入力された情報が自動的に読み込まれます。テンプレートからカスタムフィールドを事前生成させることも可能です。

 

ベストプラクティスTIPーテンプレートのオーバーライド権限がなくてもインフォカードを複数のルートに割り当てることが可能です。

 

インフォカードメタデータとドキュメントのリンク

ドキュメントスタンピングと呼ばれるプロセスでは、ドキュメント番号、改訂番号または発行日といった、通常はヘッダーに表示される情報を埋め込みます。すべての情報は自動的に更新され、MasterControl及びドキュメントと常に同期状態が保たれているので、ドキュメント改訂の際に、メタデータの同期が崩れるといった問題は排除されます。

 

ベストプラクティスTIP－カスタムフィールド情報をスタンプしたい場合には、テンプレートにカスタムフィールドオプションがあることを確認してください。

 

パケットタスクベストプラクティス

パケットタスクは、レビュー、コラボレーション及び変更承認の関係者間のドキュメントルーティングを簡素化するものです。設定できるパケットタイプ及び選択可能なオプションは、変更管理プロセスに応じて異なる場合があります。パケットタスクの定期的な実施をスケジューリングすることも可能です。これは、定期的に更新が必要なドキュメントの場合には便利な機能となります。ドキュメントの的確性や更新の必要性を判断する目的で、二年に一度ドキュメントのレビューを行っているような企業では有効にご利用いただけるはずです。

 

ベストプラクティスTIP－パケットタスクを設定する際の混乱とエラーを回避するためのコツを以下に示します。

 

　ーインフォカードへパケットタイプを割り当てる：選択されたパケットがデフォルトとなり、ユーザーが誤ったパケットタイプを選択するのを防ぎ、間違ったワークフローが使用されることがなくなります。

　ースケジュールタスクインフォカードオプションを把握する：新たにスケジュールタスクを設定する際に「新規インフォカードの作成」を選択すると、タスク名、ルート及びインストラクション等のテンプレート機能は、作成中のタスクで定義する情報が上書きされます。「既存インフォカードの改訂」を選択すると、頻度オプションが無効となり、新バージョンへの移行後に旧バージョンが継続して改訂されてしまうことはなくなります。

 

ルーティングの改善

ドキュメントルートを定義すると、MasterControlのドラッグ＆ドロップ機能を用いてルートを構築することができます。ルートのプライマリーコンポーネントはステップです。ステップの設定により、各ステップの情報に基づきユーザーのインタラクションを定義します。

 

ベストプラクティスTIPールーティングプロセスの効率改善には以下の方法を試してみて下さい。

 

　ーユーザー名の代わりに役割を使用する：ユーザー名の代わりに沸く割を追加して、ユーザーをルートステップに追加します。ユーザーの責務が変更となったり退職したりする場合、役割で個人を置き換えると各ルートは自動的に更新されます。

　ードキュメントルートステータスを確認する：コラボレーションステップでサインオフする前に、ドキュメントのトラッキングステータスを確認することをレビュアーに奨励して下さい。これによって、ドキュメントの進捗がスムーズになります。

　ー並列ステップを使用する：並列ステップを使用することによって、同時に複数のグループにドキュメントを送信することが可能です。

　ーエスカレーションステップを使用する：ステップに属しているユーザーに通知すること、及び必要に応じて承認ステップのユーザーを前後することを可能にすることで、ワークフローの遅延を防止します。

 

注記：並列ステップ及びエスカレーションステップは、承認ステップにのみ使用することができます。

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