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2022-04-20ソフトウェア
設定の再最適化 Part2.「役割とワークフロー」
Part 1では、Vaults、ライフサイクル、InfoCardのタイプとサブタイプに関する設定に焦点を当てました。Part２では、グループ導入の成功者であるBranon Miner氏のVirtual Masters Summit 2021のセッション "Reoptimizing Your Configuration" に基づいて、役割とワークフローの再構成について見ていきます。
役割について
前編で説明したライフサイクルや保管庫と同様に、役割が増えれば増えるほど、それらのライフサイクルや保管庫にアクセスするための役割がシステム内で必要になります。役割が複雑になると、作成、改訂、コラボレーション、承認の各プロセスがより複雑になります。また、人々が必要な権利を持つために、正しいロールに属していることを確認する必要があり時間を要してしまいます。また、承認プロセスで文書が滞っている理由を特定するために、権限アクセスのトラブルシューティングを行う必要があるシステム管理者にとっても、フラストレーションがたまることでしょう。そして、プロセスを再び動かすためにステップを修正する必要があります。
役割を少なくしてプロセスをシンプルにすることで、メンテナンスが容易になり、ユーザーは常に必要なアクセス権を確保することができます。そして、簡素化された文書管理ワークフローによって、品質プロセスを管理することができます。通常、作成する必要のある役割は3つか4つです。
- Viewer - 特定の保管庫のリリースされたドキュメントを閲覧することができます。
- Author/Reviser - 新しいドキュメントを作成し、既存のドキュメントを改訂します。
- All Company - システム内のすべての権利の基本的な基盤で、ユーザーのポータル権限、リリース済みドキュメントの閲覧、トレーニング、コラボレーションの権利が含まれます。つまり、定義されたInfoCardの権利を持たない組織内の全員にドラフトアクセスを提供することができます。これにより、ユーザーはクロスコラボレーションを行うことができます。あるユーザーはコラボレーターでなくても、そのユーザーをコラボレーションに招待し、サインオフさせることができます。しかし、これは招待制のアプローチです。
ワークフロー
企業では、部門ごとにワークフローがあるなど、複数のワークフローが存在するのが一般的です。このようなワークフローが多数存在する場合、そのすべてを把握し、管理することは容易ではありません。ワークフローを管理する上での課題の一つは、変化に対応することです。職種が変わったり、人が他の部署に移動したり。複数の複雑なワークフローを作成すると、承認作業を開始するときに混乱することがあります。また、複数の部署にワークフローを設定すると、変更があったときにワークフローを調整する必要があります。
簡素化と時間短縮よりシンプルな方法は、柔軟なワークフローを作成し、実際のワークフローを維持することなく、必要に応じて人を追加できるようにすることです。変更依頼のステップを活用することで、時間を節約し、適切なプロトコルに従うことをお勧めします。
ワークフローを構築する際には、以下の主要な構成要素を念頭に置いてください。
- 変更要求 - これは、すべてのタスクとリビジョンが適切に完了することを保証するため重要です。このステップでは、[変更の提案]と[変更の理由]の設定が有効になっていることを確認します。これにより、文書管理者またはスーパーバイザーが変更にサインオフすることができます。
- コラボレーション - これは、著者/所有者または作成者/改訂者のユーザーがコラボレーションとドキュメントを変更するために必要なコントロールを持っていることを確認します。
- 承認 - ここで承認者を設定し、文書が承認されたときに通知を送信します。これは、トレーニングの目的、BOM、サプライヤーなど、承認が必要なもののためにあります。また、ドキュメントが承認され、リリースに設定されたことを知らせることができます。
- 発効日の設定 - これは、ドキュメントが特定の時間にリリースされることを保証します。
以下のスクリーンショットは、ベストプラクティスのワークフローを示したものです。シナリオによってはカスタマイズが必要かもしれませんが、全体としてはよりシンプルなワークフローになっています。
まず、変更要求のステップから始まります。変更プロトコルが完成し、署名されると、コラボレーションステップに移り、ここで変更者は関連する協力者を招待することができます。このステップが完了すると、ドキュメントコントロールに移行し、レビューが行われます。
これもコラボレーションであり、実際の承認ではないので、必要に応じてドキュメント管理者がドキュメントを更新することができます。これにより、管理者は文書を拒否して再びワークフローに戻すことなく、作成者を招待して変更を加え、承認できる状態にすることができるため、時間を節約することができます。
ここから、部門承認のステップに進むことができます。このステップの後、品質保証（QA）承認に進むか、そのまま発効日設定ステップに進むことができます。要件に応じて通知ステップを追加する必要があるかもしれませんが、これらはベストプラクティスのワークフローにおけるコアステップです。
コンフィギュレーション戦略の簡略化のメリット
- スケーラビリティ - 設定の追加、カスタムフィールドの追加、カスタムフィールドへの値の追加が容易かつ効率的に行えるため、これは最大の利点の1つです。「メタデータがない場合、バックエンドの設定によってこれらを追加することは困難です」とMinerは説明します。
- 新しいサイトへの導入が容易 - InfoCard タイプは別のデータ保管庫やライフサイクルにあるため、多くの依存関係を削除することなく追加や削除を行うことができます。
- 実装の迅速化と検証作業の軽減 - シンプルな構成であれば、検証作業も少なく、簡単に拡張することができます。「検証は通常、リスクベースのアプローチでワーストケースの構成シナリオに対して行われるため、シンプルな構成であれば、検証はより簡単になります。システム管理者は、ユーザーが正しい権利と役割を持っているか、InfoCardの種類とサブタイプが正しいか、パケットや承認プロセスがなぜ停止しているかを確認するための手順をトラブルシューティングする必要がなくなります。システム管理者は、システムを常に管理するのではなく、プロセスの改善やユーザーの適切な導入に取り組むことができます」とMinerは述べています。
設定のベストプラクティスは、マルチモジュールであり、ほとんどの状況やモジュールに適用できます。しかし、このベストプラクティスはルールというよりもガイドであることを意図しており、この戦略がうまくいかない場合もあるかもしれません。しかし、全体としては、よりオープンでシンプルなコンフィギュレーションを実現することができます。
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