MasterControlは、エンドユーザーのトレーニングに役立つ様々なリソースを用意しています。Virtual Masters Summit 2021の10-Talkプレゼンテーションで、MasterControlのラーニングコンサルティング担当シニアマネージャーのJessica Woodwardは、貴社がMasterControl End-User Toolkitを使用してトレーニングを改善しエンドユーザーの知識を維持し強化する方法を説明しました。

エンドユーザートレーニングの開発と提供

ウッドワードはまず、自身がシステム管理者（シスアド）としてスタッフのトレーニングを監督した時の経験を説明しました。「ほとんどのシスアドと同じく、私は、MasterControlの使い方を学ぶ必要がある何百人もの従業員をトレーニングする責任を負っていました。これは、独自のトレーニング資料と計画を作成し、実践的なトレーニングセッション進行させ、参加者全員の記録を－すべて紙による記録で－残すことを意味しました。」と彼女は語り、「このトレーニングはその後続かず1回で終わったために、我々の努力はほとんど報われませんでした。」と述べています。

ウッドワードは、インストラクターが主導するトレーニングセッションの進行に数百時間を費やしたことを思い出しました。数百人の従業員が参加するなかで会議室のスペースは限られていたため、進行の妨げとなり、その結果、数回のトレーニングセッションを2カ月にわたって実施しなければなりませんでした。「私は何千枚もの紙をスキャンし、整理するとともに、トレーニングの記録を追跡しました。当時はMasterControlを使用しておらず、追跡は手作業で行いました」と彼女は語っています。

End-User Toolkit

ウッドワードは、"私たちマスターコントロールが、エンドユーザーのトレーニングの質と効率の両方を向上させるようなリソースを提供したとしたら、貴社のストレスレベルはどうなるでしょうか？" と問いかけ、「ここで、エンドユーザー・ツールキットの出番です」と語ります。

エンドユーザー・ツールキットは、貴社のエンドユーザーにMasterControlを使う準備をさせるうえで貴社が知っておくべきすべての情報を提供する新しいリソースです。このツールキットはユーザーがシステムを最大限に活用できるよう支援するとともに、システムを頻繁に使用しないユーザーにとってもシステムを簡単に理解できるものとなっています。

要約すると、トレーニング教材は:

• エンドユーザーにおける、シスアドのサポートの必要性を減らす。
• ユーザーの迅速な導入を促し、手順の遵守を強化する。
• エンドユーザーの関与を促進する。
• エンドユーザーが特定のタスクを達成するのに役立つ、的を絞った検索可能なトレーニングによりエンドユーザーをサポートする。

このツールキットに含まれるもの

• 組織のための、エンドユーザーのトレーニング戦略
• 各ユーザーの役割に合わせたデジタル・トレーニングコース
• トレーニングの終了後、ユーザーの知識を最新にアップデートするためのコンテンツ
  
• 製品の発売とアップグレードのためのコミュニケーション戦略
• トレーニングとその追跡のためのMasterControlの使用方法に関するステップ・バイ・ステップの説明。
• インストラクター主導のコースの円滑な進行を望むトレーナーのための資料。

エンドユーザー学習戦略の策定
「このツールキットを設計したときに、マルコム・ノウルズの成人学習の原則を利用しました。」とウッドワードは語っています。(下記のスクリーンショットをご覧ください）。

 

簡単にいえば、このタイプの学習構造は、インストラクター中心の学習方法というよりもむしろ、問題をベースとした共同学習に重点を置いています。これは、以下の理由から、効果的な教育方法となります： 

• 受講者は、なぜ学ぶのかを知ることができる。
• 受講者は、受講と問題解決を通じて学ぶことができる。
• 取り上げるトピックスがすぐに役立つものなので、最善の学習が可能になる。

以下のセクションは、この学習戦略から導き出される原則と重要な側面の概要を示しています。これらの原則を活用すれば、従業員エンゲージメント（業務に対する自発的意欲）を高め継続的な学習を助長するトレーニングの開発を支援することができます。

コミュニケーション

効果的なトレーニングプログラムを策定する際には、コミュニケーションが重要となります。まず新たなプログラムの学習に前向きな従業員や後向きの従業員からのフィードバックを集めます。次に、何が従業員のモチベーションを高めるかを理解し、彼らの学習スタイルを特定します。例えば、彼らは活動的で、グループでの学習を好むでしょうか。もしそうなら、少人数のグループを対象とするトレーニングセッションを検討してください。

「企業の集中力を維持するため、従業員と彼らの業務成果を関連づけることが学習者のモチベーションを高め、エンゲージメントを向上させることが証明されています」とウッドワードは説明します。

トレーニングの焦点

次に考慮すべき点は、従業員がどんな方法でトレーニングを受けるかということです。トレーニングは、机上、モバイル上、会議室内など、様々な場所で受けることができます。これらのオプションの中から、貴社の組織の規模やコンプライアンス要件に適うものを選びます。貴社が自身の要求事項とコンプライアンス要件を確実に満たすようにするために、（貴社のユーザーのトレーニングがMasterControlにインポートされている限り）、エンドユーザー・ツールキットは貴社がこれらのユーザーのトレーニングログを追跡することを可能にします。

トレーニングのモード
エンドユーザー・ツールキットは、全ての受講者に成功体験を提供するのに役立ちます。"ユーザーは、（トレーニングを通して）MasterControlシステムの使い易さを感じ取ることができます。必要なのは、貴社のトレーニングをアップロードしてユーザーに提示することだけです。」とウッドワードは述べています。

理解度の確認

トレーニングコースでは、受講者が指導内容や実際の問題解決能力を確実に身につけられるよう、パルスチェックが実施されます。これはオプションのクイズで、受講者がトレーニングの過程で使われる教材の内容を理解しているかどうかを確認することができます。また試験を設けて、受講者が次のコースに進む前に特定の点数を獲得することを義務づけることもできます。

継続的な学習

組織やユーザーは常に進化しているため、現在の従業員と新しい従業員の両方をトレーニングするための優れた戦略を持つことが重要です。これには、新しい手順とアップグレードされたシステム機能について訓練するための継続的な学習が含まれます。

下図は、MasterControlを導入しエンドユーザーのトレーニングを設定するうえで推奨される諸段階と、それらを実行するタイミングを示したものです。

 

 

 

「私たちは電子メールのテンプレートとグラフィックパッケージを提供し、これらの全てで貴社を支援します」とウッドワードは語り、「貴社ではGo-live（本格稼働）が始まっているが、エンドユーザーはまだ支援を必要としている場合、Go-live後のテンプレートが用意され、エンドユーザーがシステムを円滑に実施できるようサポートします。」と述べています。

継続的な学習を効果的に促進するために、エンドユーザー・ツールキットには以下が含まれています。

• 新機能の詳細を説明した各役割のアップグレードコース
• 役割ベースのトレーニングの新バージョン。なお、新たなエンドユーザーはアップグレードコースだけを受講すればよく、当初のトレーニングを受講する必要がありません。
• 貴社が新しいトレーニングをエンドユーザーまで広めるのに役立つ、電子メール用テンプレート

この新たなサービスを利用する準備が整ったら、mailto:EducationCenter@mastercontrol.comor までご連絡いただくか、ここでEnd-User Playbook をご覧ください。

Masters Summit 2022のお知らせ
MasterControlは、来年開催される完全対面式のMasters Summitイベントを心待ちにしています。2022年10月24日～27日にユタ州ソルトレイクシティで開催されるこのイベントに貴社が参加されることを切に願っております。

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