時間の経過とともに、企業が進化し変化を遂げると、MasterControlのシステム構成とシステムの使用方法も、ニーズに合わせて進化し続ける必要があります。Virtual Masters Summit 2021のセッション「構成の再最適化」では、シニアインプリメンテーションマネージャーのBranon Minerが、最適なパフォーマンスを確保するためにシステム構成を更新するベストプラクティスとそのメリットについて説明しました。

システムを構成し、簡素化する方法はいくつもあります。「組織として、私たちの経験で遭遇した共通の問題を避けるために、ベストプラクティスに従うことをお客様にお勧めしています」とMinerは述べています。"ベストプラクティスは、我々が発見したことや業界がどのように変化するかによって、時間とともに進化し続けます。"

以下は、再構成がシステムや機能に即座に価値をもたらす主な分野です。

• 保管庫とライフサイクル
• インフォカードの種類とサブタイプ
• 役割
• ワークフロー

この2部構成のブログシリーズの第1部では、データ保管庫、ライフサイクル、インフォカードの種類とサブタイプに焦点を当てます。パート2では、役割とワークフローに焦点を当てます。

データ保管庫とライフサイクル
企業の成長と変化に伴い、データ保管庫やライフサイクルが増えていく可能性があります。時間が経つにつれて、管理すべきデータ保管庫が多数になる可能性があります。保管庫やライフサイクルを追加する一般的な理由は2つあります。

1. セキュリティ - 各保管庫は、役割に割り当てられた権限を持っています。MasterControl にアクセスできる他の部署や組織外のエンティティからのドキュメントへのアクセスを制限するために、特定の役割やユーザーに対して追加のデータ保管庫やライフサイクルを設定することができます。ただし、実際に必要な以上のデータ保管庫やライフサイクルを作成するのではなく、ワークフローや変更管理のステップを通じてこれらを管理する方法があります。
2. 発行 - これは、ドキュメントのPDFを提供し、それが管理されたコピーになるという点で、価値のある機能です。しかし、文書によってはそれが必要ないものもあります。必要な文書にはネイティブアクセスを与え、ユーザーがネイティブアクセスを必要としない文書にのみPDFアクセスを与えることが重要です。このような場合、2つのデータ保管庫/ライフサイクルセット（公開と未公開）が必要になる場合があります。

構成のベストプラクティス
構成を簡素化することで、管理すべき役割や権利を少なくすることができます。以前の方法では、ライフサイクルとデータ保管庫を部門別、サイト別、ドキュメント タイプ別に分けていたかもしれません。これはサイロ化したアプローチであり、より多くの管理保守と構成を必要とします。監視やセキュリティの強化が必要な場合には有効ですが、複数の保管庫とライフサイクルを持つことは、時間の経過とともに混乱を招く可能性があります。

プロセスを簡素化することで、複数の部門や組織での共有やコラボレーションがより容易になります。また、ドキュメントの所有権を推測で判断することもなくなります。必要なタイプのメタデータを提供するためにデータ保管庫やライフサイクルに依存するのではなく、所有者/作成者フィールドやカスタムフィールドを活用して、メタデータから必要な結果を得ることができます。

ライフサイクルでは、分割や分離ではなく、必要な権利やパブリッシングのニーズに基づいてライフサイクルを作成するのがベストプラクティスと言えます。これにより、システムが開放され、システム管理者や文書管理者が、ユーザーが必要とする文書に適切な権利を与えなくても、ユーザーが自由に相互協力できるようになります。

命名規則のベストプラクティス
タイトルやナンバリングの命名規則を簡素化することで、ユーザーが文書を見つけやすくなります。特定のタイトルの代わりに、特定のメタデータを検索することができます。

以下のスクリーンショットは、複雑な構成の一例です。この構成では、保管庫のライフサイクルのレイアウトを、場所である「JF」に基づいて、次に部門ごとに示しています。各部門が独自のロケーションを持つことになります。各部門に独自のパブリッシングのニーズがある場合、このリストには重複する項目がいくつも積み重なる可能性があります。この場合、そのアクセスを提供するための役割も維持しなければならないため、システム面ではより多くのメンテナンスが必要になります。

 

次の例は、より単純化された構成を示すものです。各ロケーションには独自のライフサイクルとVaultレイアウトがあり、すべてのドキュメントがそのロケーションに配置されます（下のスクリーンショットを参照）。(このように、すべてのドキュメントが一緒になっているため、ロールの作成とクロスコラボレーションが容易になります（下のスクリーンショットを参照）。

 

 

インフォカードの種類とサブタイプ
データ保管庫とライフサイクルの構成が複雑な場合、インフォカードのタイプとサブタイプの構成も複雑になります。従来、インフォカードのタイプはドキュメントの種類 (SOP、作業指示書、フォームなど) で、インフォカードのサブタイプは場所と部門です。

インフォカードのタイプとサブタイプを単純化するには、ユーザーが情報を分類するための短いリストを設定します。さらに詳細な情報が必要な場合は、カスタムフィールドを使用することができます。これらのフィールドは、バックエンドを再設定することなく、いつでも変更または修正することができるため、これは利点となります。

インフォカードでは、リンクやスマートリンクを設定することで、ユーザーは関連するインフォカード（ドキュメントだけでなく、トレーニング、部品表（BOM）、サプライヤーなど）を簡単に見つけることができるようになります。また、インフォカード上で直接作成されるダイナミックオーガナイザーであるタクソノミなどのオーガナイザーを、より簡単に活用することができます。メタデータや情報を作成することで、ユーザーはブラウズしたり検索したりすることなく、すぐに情報を見つけ、提供することができます。

メタデータを使用してカスタムフィールドを活用し、タクソノミを作成することで、ユーザーが必要なものを簡単に見つけることができるようになります。以下のスクリーンショットは、簡略化されたインフォカードのタイプとサブタイプの例です。標準のドキュメントタイプはインフォカードタイプで、サブタイプはロケーションです。カスタムフィールドデータを活用することで、より多くのメタデータを付与することができます。

 

 

発番のベストプラクティス
歴史的には、インフォカードのメタデータは、図書館のカードカタログの引き出しに収納されているインデックスカードに印刷された情報でした。このカードには、著者や所有者、出版社、本の場所など、カードに収まる限りの情報が詰め込まれていました。

それが今では、インフォカードに収められるようになった。インフォカードは電子化されているとはいえ、データは長く、複雑なものになる可能性があります。

• SLC-QA-SOP-00001
• SLC-SOP-00001

この方法には、サイト、部門、文書タイプ、文書番号の識別子が含まれます。このタイプのインフォカードの情報を管理するには、より多くのメンテナンスが必要です。

次の例のようにインフォカードをシンプルにした場合、情報はすべてメタデータにあるため、メンテナンスはあまり必要ありません。

• DOC-00001
• SOP-00001

メタデータを残したい場合は、ドキュメントの種類を含めて、システムが任意の番号を生成できるようにします（例：SOP-0000x）。番号を付ける理由は、システム内でインデックスを作成するためである。「カスタムフィールドやインフォカードのタイプ、サブタイプのデータを活用して、必要なドキュメントに関連する情報を取得したいのです」とMinerは説明します。

この2部構成のシリーズの第2部では、役割とワークフローに焦点を当てますので、お楽しみに。

Masters Summit 2022の日程
MasterControlは、来年、完全に対面式のMasters Summitイベントを開催することを楽しみにしています。2022年10月24日～27日にユタ州ソルトレイクシティで開催されるMasters Summitに、ぜひご参加ください。

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