マスターコントロールを思い通りに設定した後、何かを変更する必要があることに気づくことがあります。あるいは、会社の変化により、設定をもう一度見直す必要が出てきます。あるいは、より効率的にする必要性を感じているのかもしれません。いずれにせよ、これが、Quality Hour（ウェビナー）「マスターコントロールの設定を最適化する」のトピックでした。

ウェビナーでは、サクセス・マネージャーのKatie PuntenneyとBranon Minerが、モジュールや役割、システムの長期運用に関連する設定について説明しました。各セクションでは、参加者からの投票や質問によって議論が進められました。

ワークフローを最大限に活用する

このセクションの最初の質問は、常にステップを修正することなく、ワークフローを簡素化する方法についてでした。そのような問題を避けるために、インフォカードの情報、例えば作成者や所有者などの情報を利用することができます。これによって、誰がそのドキュメントを承認すべきかがわかります。また、文書を確実に進めるために、作成者の上司をエスカレーションステップに参加させることもできます。

一般的な運用においては、静的なワークフローではなく、動的なワークフローを使用することを推奨しています。静的なワークフローは、適切な権限や承認者が必要なため、ボトルネックになりがちです。動的なワークフローでは、承認者のステップではなく、最初から承認者を設定することで、積極的な対応が可能になります。

役割をシンプルに

シンプルであることはプレゼンテーション全体のテーマでしたが、それは特に役割に当てはまります。よくある間違いは、お客様が役割を過剰に構成してしまうことです。より良いアプローチは、単純化された役割と単純化されたライフサイクルを使用することです。そうすれば、時間の経過とともに役割を修正する必要がなくなります。Minerは、複数の役割を1人のユーザーに積み重ねてしまう役割の積み重ね状態に関して、1つのヒントを示しました。たとえば、あるユーザーに保管庫とライフサイクルの作成者と改訂者の役割を割り当て、別のユーザーには読み取り専用権限を割り当てることができます。

Puntenneyは、現在 Enhanced Forms として知られている Field-Based Solutions (FBS) を使用する際に発生する可能性のある複雑な問題を提起しました。このソリューションのダイナミック・ルーティングにより、必ずしも必要ではない役割が大量に作成される可能性があります。もし、同じグループに同じ種類の役割を割り当てているなら、必要な役割の数を減らすことができるかもしれません。

マスターコントロールの長期的な運用

マスターコントロールを長く使えば使うほど、設定を変更する必要が出てきます。というより、会社の変化に合わせて設定を変えていく必要があります。ある参加者から、事業部や部門を閉鎖するときはどうするのか、という話がありました。私たちは、マスターコントロールがどのようにお客様の成長を支援するかを話したいと思っていますが、マスターコントロールが不要になった機能を持つ場合があることは事実です。

問題は、作成されたドキュメントや、不要になったライフサイクルやデータ保管庫に関連付けられたドキュメントがまだ必要であるということです。では、一方を削除し、他方を残すにはどうすればよいのでしょうか。PuntenneyとMinerは、管理者が使用していない保管庫とライフサイクルをプレースホルダとして使用し、ドキュメントをそのまま残し、古い機能を一切使用できないようにすることを提案しています。

まとめ

これは、Quality Hourで議論された内容の一部に過ぎません。このようなお客様中心のイベントは、お客様が日々の業務で直面する課題を具体的に質問する機会でもあります。このイベントの参加者は、マスターコントロールを最大限に活用するのに役立つ設定について詳しく質問しました。以下から録画をご覧いただけます。

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