マスターコントロールのPDF変換機能は、すべてのパブリッシング作業を簡単に完了できる機能と特徴を備えています。しかし、エラーが発生する場合もありますので、その解決方法を知っておくと、一日を有効に活用できます。先日、リモートにて開催されたVirtual Masters Forum 2021でのセッション「Tools and Tricks：PDF変換のベストプラクティス」にて、マスターコントロールのバックラインエンジニアであるJeremy Hughesは、パブリッシングを成功させるチャンスを大幅に改善する方法について貴重な洞察を提供しました。
 
構成パラメータ
 
マスターコントロールで任意のドキュメントを公開するには、ポータルの構成パラメータにアクセスし、3つのセクションで必要なオプションを選択して、公開設定を行う必要があります。基本、電子メール通知、Adlib設定の3つのセクションで必要なオプションを選択します。
 
この画面には2つの基本的な設定があります。
 

• 発行：基本的にオン/オフのスイッチです。変換を機能するには、これをチェックする必要があります。
• インフォカードの編集時でドキュメントを再発行：有効にするとドキュメントを編集するたびに、それを公開キューに送り返します。

 
電子メール通知機能は、パブリッシングジョブが失敗した場合に通知を送信します。このセクションでは、通知の頻度を設定します。
 

• エラー発生時毎回：エラーが発生するたびに通知を送信します。エラーが発生したドキュメントを削除すると、キュー内の他のドキュメントが公開できるようになります。
• しきい値に到達：しきい値に到達したときに通知を送信します。このオプションを使用すると、発行キューに文書が積み上がるのを防ぐことができるため、強くお勧めします。個々のユーザーまたはロールに対して設定することができます。ロールの利点は、複数の人がメールを受け取るので、誰かが外出していても、別の人がその問題を見ることができます。

 
Adlib設定には、マスターコントロールでパブリッシュできるファイル形式が表示されます(以下のスクリーンショットを参照) 。
 
※Adlibは、マスターコントロールがPDF変換に使用するサードパーティーのソフトウェア名です。

• 発行されたファイル拡張子：マスターコントロールが変換するファイルの種類の一覧です。ファイルタイプがリストにない場合、パブリッシュされません。リストにないファイルタイプを変換するには、そのファイルを開くためのアプリケーションをパブリッシングサーバーにインストールしてから、そのファイルタイプをリストに追加する必要があります。
• Adlib対応拡張ファイルタイプ：これは、お客様のパブリッシングのための特別なライセンスです。オンプレミスのお客様の場合、これは購入が必要なライセンスとなります。このライセンスでは、パブリッシングサーバーにアプリケーションをインストールすることなく、多数のファイルタイプをサポートします。クラウドのお客様は、この設定を有効にする前に、マスターコントロールのサポートチームに何を変換したいかを相談し、この機能が適切に動作できる状態にあることを確認してください。

 
※ネイティブアプリケーションを使用していないため、ドキュメントの書式設定に影響を与える可能性があります。
 
Adlibの拡張CAD変換：これは、CADドキュメントを公開するために購入が必要な追加ライセンスです。
 
アクセスおよびコピーの操作に関するオプション
 
マスターコントロールでは、変換後に文書にアクセス、印刷、変更できるユーザーを制限するためのパラメータを設定することができます。パブリッシング設定は、MasterControlポータルから[PDFパブリッシング] > [パブリッシング設定]をクリックして見つけることができます。パブリッシングが機能するためには、［文書をパブリッシング］設定がチェックされている必要があります(以下のスクリーンショットを参照）。
 

これらの設定は、各保管庫に対して個別に設定することも可能です。保管庫レベルの公開では、個々の保管庫のレベルに応じて、公開のための設定を行うことができます。

「コピーの操作は、私たちが時限爆弾機能と呼んでいるものです」とHughesは言います。この機能により、一定時間経過後にドキュメントの有効期限を設定することができます。有効期限に達すると、最新版を取得する必要があります。これは、ユーザーが自分のマシンにドキュメントを保存したくない場合に便利です。
 
顧客など社外に送る文書については、この機能を有効にしたくはないでしょう。これらのドキュメントでは、保管庫の変換設定を使用して、送信するドキュメントの保管庫をセットアップし、この機能を無効にすることができます。
 
ページのスタイル
 
ページのスタイルは、文書の表紙に適用されるオプション設定です。デフォルトのテンプレート、またはカスタマイズしたテンプレートを使用することができます。特定の保管庫のPDF変換に関する設定し、その保管庫に対する特定のカバーシートが必要な場合、ここで設定することができます。(以下のスクリーンショットを参照してください）。
 

オーバーレイ：マスターコントロールには、以前はオーバーレイのオプションが1つだけありました。現在、追加のオプションがあり、それは記入可能なPDFフォーム用のオーバーレイです。ユーザーが情報を入力できる記入可能なPDFフォームがある場合、そのオーバーレイオプションを必ず選択してください。これにより、文書は公開されますが、ユーザーは電子的にフォームに記入することができます。
カバーシートテンプレート：表紙または最終ページを選択します。
署名情報：表紙または最終ページを選択します。
ページ番号：ページ番号を含めるかどうかを選択します。
インライン添付ファイル：インライン添付ファイルを使用すると、文書が発行される際に、メインファイルと共に文書のインフォカードからすべての添付ファイルが取得されます。
透かし：サイズ、色、不透明度など、透かしの内容を入力するオプションが含まれています。

カバーシートとテンプレート

マスターコントロールには、カバーシートのテンプレートが含まれていますが、ビジネスニーズに合わせて新しいテンプレートを作成することもできます。テスト環境でカバーシートを使用して発行をテストし、すべてのフィールドに管理番号や版数、タイトル、およびインフォカードから引き出された他の情報が入力されていることを確認するとよいでしょう。カバーシートをカスタマイズする場合は、マスターコントロールで提供されるテンプレートを変更することをお勧めします。

発行キューにおけるドキュメントのライフサイクル

マスターコントロールには、2つの発行キューがあります。変換と変更です。(以下のスクリーンショットを参照)

 

 

変換キューは、ドキュメントをPDFに変換するキューです。このキューでは、文書が以下のようなフェーズで処理されます。

1. スケジュールされたタスクが実行されるか、ユーザーが手動でタスクを開始するか、ユーザーがドキュメントを送信して変換するまで、アイテムは保留状態のままになります。
2. Adlib は、 ネイティブアプリケーション （Microsoft Word など） を使ってファイルを開き、Adlib の変換ドライバーを使ってファイルを PDF に印刷・変換します。
3. PDF は変更キューに移動します。

※注意：プロセスモジュールのレポートは、すべての処理を変更キューで行うため、変換キューを使用しません。

変更キューでは、PDFが開かれ、設定されている場合は、以下の項目で組み立てられます。

• カバーシート
• 透かし
• ヘッダー/フッター
• 署名情報
• セキュリティ付きオーバーレイファイル
• 添付ファイル

第2部では、トラブルシューティングとエラー解決のためのヒントやコツを紹介する予定です。

Masters Forum 2022の日程について

マスターコントロールでは、来年、完全に対面式のMasters Forumを開催することを心待ちにしています。次回のMasters Forumに関する詳細は、今後、弊社より発表するイベント詳細をお待ちください。

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