6月30日に開催された第一回「A Quality Hour（旧Customer Roundtable）」では、当社のLearning StrategyのディレクターであるKeith Gibsonと、Learning Experience DesignerであるKatherine Critesが登壇し、マスターコントロールの価値を最大限引きだす為の方法の紹介と質疑応答を行いました。

重要なポイント

本セッションでは、マスターコントロールの知識やスキルを継続的に向上させる上でのポイントが発表され、以下の点は特に強調されました。

• マスターコントロールの導入や運用における段階を問わず、ラーニング戦略を策定することの重要性
• 効果的なラーニング戦略を維持する上で有効な方法
• お客様及びお客様の組織がマスターコントロールを学習する上で役立つツールやサポートに向けたロードマップ

ソフトウェアの利点の全て

Gibsonは、ソフトウェアの利用方法に関する概念に関して、テレビのリモコンを例に挙げました。

「リモコンの機能の多くは実際には使用されていません。ソフトウェアも似たような側面があり、利用しきれていない機能が多いのが実情です。」

Critesは、スタンディッシュ・グループ社による企業のソフトウェア利用状況に関する調査結果を説明し、僅か7%しかソフトウェアの機能が常に利用されていないことが分かりました。

• 7%：常に使用されている機能
• 13%：よく使用されている機能
• 19%：ほとんど使用されていない機能
• 45%：全く使用されていない

「私たちは、エデュケーションチーム及びラーニング ストラテジストとして、この45%を重要視しています。この45%こそが、業務プロセスの効率化において、大きな違いを生むからです。」

マスターコントロールを最大限活用するには、トレーニングこそが最も最適な手法です。エデュケーションチームでは最近、トレーニングの再設計を行い、プログラムはよりインタラクティブで魅力的なものとなり、ソフトウェアに対する学習方法や使用方法を適切に管理できるようになっています。

また、Gibsonは、マスターコントロールの導入や運用の段階を問わず、処理する必要のあるタスクを適切に完了し、その状態を維持する上で効果的な戦略の構築の重要性を説明しました。そして、その取り組みに対し最適化を実施する上で効果的な下記のトレーニングの種類について、説明しました。

• 運用開始前のトレーニング
• 運用開始後のトレーニング
• エンドユーザー向けトレーニング

運用開始前のトレーニング

学習スタイルは人によって異なる為、マスターコントロールでは、様々な形式のトレーニングを提供しています。運用開始前のトレーニングでは、セットアップや設定に対する準備、そして、マスターコントロールの本番稼働に向けた準備に重点を置いています。

コンサルタントによるトレーニング

このトレーニングは、マスターコントロールのトレーニングコンサルタントと対面形式で行われ、レクチャーと実践を組み合わせた構成となっている為、マスターコントロールについて初めて学習する方に最適です。基本的には、コンサルタントがリードし、デモをご覧いただき質疑応答を行いながら、トレーニングが実施されます。この種類のトレーニングには、下記の2種類が提供されています。

• Essentialシリーズ：主には2日間のコースから構成されており、文書管理や教育管理、プロセス管理、EBR/eDHR、監査管理など、利用頻度の高いソフトウェアに関する詳細を学ぶことができます。
• Special Topics：フォームビルダー（eForm）での作成方法など、ソフトウェアの特定分野に対するトピックを深く掘り下げる2-4時間のコースです。また、サプライヤーやリスクなど、あまり一般的ではないソフトウェアに関する詳細も含まれています。

マスターコントロールのトレーニング担当者は、システムに精通しているだけでなく、ソフトウェアが利用されている業界についても、豊富な経験を有しています。これは、お客様が求めるトレーニングを提供する上でも重要です。また、システム管理者が複数名の場合向けにプライベートクラスを提供することも可能です。

「私たちは、素晴らしいコンサルタントチームで構成されています。また、お客様のスケジュールに合わせてトレーニングを提供する為、そのようなニーズに対するオプションも提供しています。」

セルフスタディー・ラーニング

主に自主学習を目的としたサブスクリプション形式のセルフスタディー・ラーニングは、ソフトウェアを活用したパフォーマンスの強化やサポート、参照用のコンテンツで構成されており、いつでもラーニングパス（カリキュラム）やコンテンツ等にアクセスが可能です。

「自主学習向けのライブラリーには、ソフトウェアに関連する400以上ものコースが用意されており、必要に応じて、ご自身で選択して受講することができます。」

ソフトウェアの学習を順序立てて受講する為のラーニングパスは、マスターコントロールを使い始めたばかりで、どこから手をつければ良いか悩んでいる方にお勧めであり、最適な順序で適切な方向に導いてくれます。セルフスタディー・ラーニングの利点の一つは、ご自身のペースでコースを完了できることであり、システムの導入や拡張の段階に合わせて、ラーニングパスやコースを進めることができます。

「セルフスタディー・ラーニングで気に入っている事の一つは、コースが細かく分類されている点です。各コースは短く要点を押さえた構成となっている為、必要な時に必要なトピックを学習したら、元の業務に戻ることができます。」

また、ある操作を学んだり、思い出す必要がある場合にも、セルフスタディー・ラーニングを活用することができます。そして、ラーニングパスの方では、特定の機能や特徴をより深く理解することが可能であり、使用する上で必要となる情報等を把握することができます。

また、場合によっては、セルフスタディー・ラーニングに加えて、特定のお客様に完全にカスタマイズされたトレーニングが必要になる場合もあり、その内容について、下記でご説明いたします。

• お客様主導のトレーニング：お客様の社内トレーナーが弊社の教育資料を活用し、他の方をトレーニングした記録をマスターコントロールで管理することができます。このタイプのトレーニングは、お客様のシステムや独自の設定に関する理解を深めることが可能であり、ユーザーとなる担当者の方々も自社の運用として把握すべき操作方法等を的確にすることが可能です。基本的に自社固有の構成でトレーニングを策定する形式の為、特定のグループに対して特定の操作を把握させたい場合等に有効です。
• ハイブリッド・トレーニング：これは新しいタイプのトレーニングで、お客様固有のトレーニングと弊社のトレーナーによるトレーニングを組み合わせることで、様々なニーズに対応することができます。セルフスタディー・ラーニングの中にも、当社トレーナーによる様々な動画セッションが含まれており、また、そこから関連教材へアクセスしたり、理解度を確認する為のパルスチェック（テスト）もご利用いただけます。

「私たちは、このようなプログラムを通じて、お客さまが自社のトレーニング戦略を強化できることを嬉しく思っています。また、マスターコントロールには様々な機能や設定がある為、より多くの内容をお客様にご活用いただければと考えております。」

推奨するトレーニングの受講順序

「推奨するトレーニングの順番は、システムの設定の順序に基づいています。また、システム管理者向けのコースを受講することで、稼働前及び稼働後に備えることができます。」

下記の図では、最も一般的なトレーニングの順序を示しています。

また、トレーニングをすぐに開始して、全ての教育資料を見たいと思われる方がいるかもしれませんが、情報を吸収し定着させる観点からすると、適切なアプローチではありません。

「トレーニングに対して弊社が提供する最新のイノベーションの一つがMasterControl Learning Orientationであり、これは、設定に対する準備を弊社のエデュケーションチームとお客様が一緒に実施するオリエンテーションです。ここで、教育資料の利用に関する正しい順序をご説明することで、トレーニングの成果を最大化し、集中して取り組むことが出来ます。

前述の図のディスカバリーの段階を終了すると、Documents and Essentialsというシリーズに移行し、設定に関する様々な内容を学ぶことが出来ます。そして、本番稼働に向けたトレーニングとして、Intermediate Documents Training Essentialsのセクションが用意されており、2日間のセッションを通じて、自分で設定をカスタマイズする方法を学ぶことができます。また、本セッションには、教育管理ソフトウェアの設定や操作も含まれている為、全てのユーザーに必要となるトレーニングを受けることが可能です。

また、本番稼働直前のトレーニングも提供しており、エンドユーザーに向けたトレーニングを受けることもできます。さらに希望される方には、稼働後のトレーニングコースとして、Advanced Documentsという文書管理ソフトウェアの高度な機能に関する2日間のトレーニングも提供しており、これがEssentialsに分類される最後のトレーニングになります。

「このトレーニングは、稼働後6ヶ月が経過したあたりに受講することを推奨しています。そして、文書管理ソフトウェアに関する高度な機能を専門的に学び、機能をより深く理解していただければと考えています。」

本番稼働後のトレーニング

本番稼働後もトレーニングを続けるべき主な理由の一つが知識の定着であり、学んだことを忘れてしまわないことを目的としています。トレーニングは、1回きりのプロセスではなく継続的な取り組みと捉えることが重要であり、マスターコントロールでは、すぐにでもアクセスして受講できる様々なトレーニングが提供されている為、知識の定着率を向上することができます。

「マスターコントロールのソフトウェアは常に進化し続けている為、全てのお客様の理解度も向上し続ける必要があり、特に、新しくシステム管理者になられる方々には重要です。弊社のエデュケーションサービスは、お客様と共に成長し、機能の増加にも対応できるように設計されています。」

セルフスタディー・ラーニングには、短時間で学習可能なチュートリアルも収録されている為、操作方法を素早く学ぶことができ、継続的学習にも繋がります。また、強力な検索機能も搭載していますので、必要なトレーニングを簡単に見つけることも可能です。

エンドユーザー向けトレーニング

「エデュケーションチームでは、エンドユーザーに対するトレーニングに特化したコンテンツの重要性を理解しており、専用のプログラムを開発しました。例えば、セルフスタディー・ラーニングは、年に2-3回しかソフトウェアを利用しない方々にも有益となるトレーニングコースが含まれています。」

また、エデュケーションチームでは、エンドユーザーが何を必要としているのか、どのようにトレーニングすれば良いか、システム稼働後にどのような機能を強化すれば良いかといった点に関して、広範囲な調査を実施しました。その結果として、次のようなエンドユーザー向けツールキットを開発しました。

• カスタマイズが可能なエンドユーザー向けトレーニングキット
• 印刷が可能なクイック・リファレンスカード

「エンドユーザーには、電子メールや表計算ソフトなど、規制に準拠していない方法は使用しなくても良いように、積極的にソフトウェアをご利用いただきたいと考えています。」

一般的な役割に対するトレーニング

上記の図は、マスターコントロールの運用における一般的なユーザーの役割及び権限を示しています。そして、エデュケーションチームでは、各グループのユーザーに対して以下の役割を定義しました。

• Quality Excellence View Only
• Quality Excellence All Company
• Quality Excellence Creator Reviser
• Quality Excellence Training Supervisor
• Manufacturing Excellence Operator
• Manufacturing Excellence Reviewer/Verifier
• Manufacturing Excellence Supervisor

トレーニングコースは各役割に対して提供されている為、ユーザーは、複数のトレーニングコースを選択して受講する必要がありません。また、トレーニングコースの多くは、個別のトレーニングとして受講することも可能ですが、エンドユーザーとして操作をする可能性のある内容に基づいてカスタマイズされています。

エンドユーザー向けのトレーニングは、以下の方法で設定が可能です。

• 教育管理ソフトウェア：コースをアップロードし、お客様のシステム内の役割に関連付けを行うことで、トレーニングタスクの配信を行うサポートを行っています。全てのトレーニングコースには、内容の変更も可能な試験が含まれており、トレーニングの実施状況に対する確認やトラッキングもシステム内で可能です。
• リンク：ユーザーがIDやパスワード不要でアクセス可能なリンクを配信することができます。この方法は、簡単にトレーニングを配信することができる一方、誰がどの教育を完了したなど、教育の実施状況の確認やトラッキングを行うことはできません。

本稿でご紹介したEnd User Training Toolkit Playbookは、こちらからアクセスが可能です。

継続的なラーニング戦略の策定に関する全てのプレゼンテーションや参加者からの質問に対する回答をご覧になりたい方は、6月30日に開催されたQuality Hour Sessionの録画をご覧ください。

本投稿は、英語の文献を元に翻訳または抄訳及び校正を行っており、本サイトに掲載されている全ての情報や画像の著作権は、当社（マスターコントロール株式会社）に帰属します（他社提供のクレジット表記入り画像等を除く）。コンテンツの再発行及び再配布は、個人利用の場合を除き、当社より許可を得た場合のみ可能です。また、本ブログを含む当社のWebコンテンツを利用することで発生する損害やトラブルについて、当社は一切の責任を負いません。