電子化は、適用範囲を社内で拡大すればするほど、高いROI（費用対効果）に繋げることができます。既にマスターコントロールのお客様であれば、最初の1歩を踏み出しており、特定の部門に対する導入であっても、組織全体としての大きな飛躍に向かっています。そして、品質保証や品質管理に限らず、他の部門にまで拡大することで、その大きな飛躍を実現することができます。

マスターコントロールのプロダクトマネジャーであるBrian BecksteadとJamie Nowacekにより最近行なわれたWebセミナーでは、その方法と理由について、「電子化で品質と製造を統合する」と題しまして、電子化の利点や成功の秘訣について、講演しました。

電子化の成功

電子化を成功させることは、全ての企業における共通の願いです。そして、その成功とは、Becksteadが指摘したように、事前に設定した目標に対する達成状況から判断されます。電子化が可能なソフトウェアの導入には時間や労力が必要ですが、自社にとって有益な内容であれば、より価値のある取り組みとして考えることができます。

目標の達成状況は、ビジネス用語として知られるKPI（Key Performance Indicator）を指標として活用することで、コストの削減や利益の増加、最初から適切な方法で行うという意味のRFT（Right First Time）の向上を把握することができます。

「皆さんの業界では、ミスは非常に大きなコストになります。仕事が遅れるだけでなく、ミスを見逃すとお客様に損害を与えることにもなりかねません。」

Brian Beckstead
Product Manager
MasterControl Inc.

また、ソフトウェアを活用し、電子化を実現している企業では、ミスの発生等も少ない為、結果として、目標達成を実現できています。

しかし、新しいソフトウェアの導入検討には、反対意見が出てくることがあり、その中には正しい意見もある為、適切に対処することが重要です。電子化の実現が可能なソリューションの導入とは、時間や費用がかかる一方、それだけの価値がある投資でもあります。Becksteadが講演で述べた通り、電子化を実現することが出来れば、文書に対する検索速度の向上やビジネス及びソフトウェア間における連携強化、説明責任の明確化、手作業や重複した作業の大幅な削減といった成果を実際に企業でも実現することが可能です。

連携・連動の利点

データ自体またはデータを活用することで実現可能なこととは、システムの連携や連動がもたらす大きな利点です。その際に重要なのは、データそのものではなく、データの質であり、Becksteadが講演で述べた通り、質の高い品質や製造に関するデータを運用することで、データの信頼性を大幅に向上することができます。また、システムを連携・連動することで、手作業でデータの作成や編集を行う必要も無くなる為、データの完全性の損失といった事態を防止することにも繋がります。

また、データを簡単に読み取ることができるといった容易性も重要な要素の一つです。

「手書きによる3と8の見分けることが難しかった時、その担当者に何度も確認する必要がありました。」

Jamie Nowacek
Product Manager
MasterControl Inc.

しかし、判読困難な手書きを排除できることだけが電子化の利点ではなく、ソフトウェアを活用することで、紙運用では不可能と考えられるような方法で、データのフォーマット等を管理することができます。Nowacekも、電子化を実現した際の例として、入力されたデータに基づいて必要に応じてアラートを配信したり、テンプレートに用意されている全てのフィールドにデータが入力されていない場合の次の操作に対する制限をかけるといったことが可能であると述べています。

解決策を見つける

BecksteadとNowacekは、正しい解決策を検討する上で、企業が押さえるべき幾つかのポイントについても説明しました。1点目が優先度を考慮するということであり、Nowacekは、企業によって重要である評価基準を特定することの大切さを品質に関わるコストを例に説明しました。

「評価基準とはどのようなものか、お客様の会社にとって意味がある事とは何なのかについて考えてみましょう。そして、その内容に対する支援を経営陣及びユーザーとなる担当者から得ることが重要です。」

また、経営陣の方々と話す際には、彼らの見解も考慮しながら議論しましょう。結果として、電子化に関する経営陣の悩みの種となっている内容を把握する為の手助けとなり、正しい解決策に導くことができます。また、自社でどのような基幹システムが既に導入済みなのか、そのシステムが他システムと既に連携や連動が出来ているかといった点を考慮することも重要であり、そのようなポイントを経営陣と詰めることで、電子化に向けた理想的なタイミングを把握することにも繋がります。

さらに、Nowacekはプレゼンテーションの資料に戻り、成功したと評価するための目標設定の重要性についても説明しました。これは、電子化が成功したと見極める上で極めて重要であり、どのように成功を成し遂げるかを理解しなければ、電子化が成功したと証明することが出来ないからです。

まとめ

マスターコントロールのお客様であれば、自社におけるプロセスの一部は既に電子化を実現できています。ご利用いただいている多くのお客様は、品質に関わる業務の電子化は実現されている一方、製造業務における電子化については、その機会を見逃してしまっているケースも少なくありません。BecksteadとNowacekは、品質と製造に対する説明を行いながら、より大きな全体像の一部でもあるという話をしました。品質に関わる部門や製造部門は同じ目標に向かって推進している関係上、このような考え方は、電子化を採用する企業にとって非常に重要だからです。その為、この2分野の部門を共通のソフトウェア上にて電子的に連携・連動することで、より密接な関係性の構築に繋がります。

本稿でご紹介したWebセミナーは、下記よりご覧いただけます。

本投稿は、英語の文献を元に翻訳または抄訳及び校正を行っており、本サイトに掲載されている全ての情報や画像の著作権は、当社（マスターコントロール株式会社）に帰属します（他社提供のクレジット表記入り画像等を除く）。コンテンツの再発行及び再配布は、個人利用の場合を除き、当社より許可を得た場合のみ可能です。また、本ブログを含む当社のWebコンテンツを利用することで発生する損害やトラブルについて、当社は一切の責任を負いません。